MÉTODO DE
TOOLKIT – (CAJA DE HERRAMIENTA)
Tomando
en consideración el Método de Toolkit, o (Caja
de Herramienta). Este proyecto está relacionado con los trámites realizados por
los usuarios y que son llevados a través del Sistema de Justicia Laboral en su
Sede Administrativa, con el fin de adecuarlos a las nuevas realidades sociales
del país; en tal sentido, se propone realizar en el corto, mediano y largo plazo
un proyecto para la automatización de los procesos a través del desarrollo de
un software que permita simplificar las gestiones y métodos llevados a cabo por
las diferentes Inspectorías del Trabajo a nivel nacional. En este sentido, se
debe adecuar las (TIC's.) a las relaciones jurídicas administrativas
aprovechando el marco normativo creado, que permite la automatización de los
procesos llevados a cabo por las unidades operativas, administrativas y dependencias
del Estado. Por tal razón, a continuación se presenta el proyecto para el desarrollo
de un software que permitan adecuar y mejorar los tiempos de respuestas;
aumentar el control y la supervisión de los instrumentos procesados; así como,
las fases para el funcionamiento operativo de la información.
El objetivo que se persigue es
la automatización de los procesos realizados por las Inspectorias del trabajo a
nivel nacional, permitiendo las tomas de decisiones por parte de la Máxima Autoridad
de forma rápida, segura y oportuna, generando de esa forma la información no
solo al órgano rector sino también, a los otros órganos administrativos y
judiciales que intervienen en el proceso social del trabajo (Lato Sensu), obteniendo datos
estadísticos necesarios de manera On Line,
para saber en qué situación se encuentra cada actuación administrativa. Igualmente,
los administrados podrán realizar sus reclamos a través del ciberespacio; en este
sentido, el artículo 2 constitucional señala, constituirse en un "Estado Democrático y Social de Derecho y de
Justicia". Conformándose, en uno de los principios de mayor alcance en
la actuación de la administración que es el Estado de Derecho, que como
institución jurídica se resumen según Araujo Juárez (2007), “en la subordinación de la Administración al
ordenamiento jurídico”. Con el desarrollo y puesta en marcha del software se
darán los pasos para marcha en la mejora del Estado de Derecho.
Para, Aguirre y Manasia
(2007) "indican que el instrumento
de carácter electrónico, informático y telemático, es un elemento que tiene la
mismas especificaciones y validez legal, que posee cualquier documento
realizado por escrito a través en hojas de papel”. Por su parte, Barriuso
(1998, p. 367) señala “el instrumento
realizado de manera automática a través de un
software que permita generar tales documentos, se admite como expresión
del derecho para constituir, reglar, modificar o extinguir un (Ius o una
Obligatio) por medio de la electrónica, informática y telemática”. Ambos autores describen de forma
amplia (Lato Sensu) los instrumentos
electrónicos, como aquellos donde cualquiera de estos puede ser realizado de
manera electrónica, incluyendo los documentos informáticos y telemáticos. En
este sentido, tal posición se acopla con lo plasmado en el artículo 110 de la
Constitución, que señala:
"El
Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología, el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información
necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico,
social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional.
(....)"
Por su parte, el ordenamiento jurídico contempla el
mecanismo necesario para llevar a buen puerto el desarrollo tecnológico de los
entes del Estado, al desplegar a través de leyes la migración de los procesos
actuales llevados por la Administración Pública, como es el caso de la Ley de
Infogobierno, publicada en la Gaceta Oficial N° 40.274, de fecha 17 de octubre
de 2013, y el Decreto con Rango, Valor y Fuerza Ley sobre Mensajes de Datos y
Firmas Electrónicas, publicada en Gaceta Oficial N° 37.076, de fecha 13 de
diciembre de 2.000 y su respectivo Reglamento. Siendo el principal leitmotiv de
la presente propuesta establecida en la disposición fundamental y de los
principios y bases del uso de las tecnologías de información lo que permitirá, simplificar
los trámites en concordancia con las nuevas tendencias internacionales y la modernización
del Estado que adelanta el gobierno nacional, al fortalecer la utilización de
medios electrónicos para todos aquellos actos y procedimientos administrativos
en los cuales se tenga interés directo o se realicen ante los usuarios del
servicio que se ejecuta ante las Inspectorías del Trabajo.
OBJETIVO GENERAL.
Cambio de paradigma para elevar la calidad del
servicio que ofrecen las Inspectorías del Trabajo a nivel nacional.
OBJETIVO ESPECÍFICOS.
- Categorizar los procesos llevados actualmente.
- Acondicionar la plataforma actual para la incorporación de data.
- Diseñar un sistema de gestión que controle adecuadamente las
actuaciones llevadas a cabo por las unidades operativas y administrativas.
- Automatizar los procesos realizados de forma manual en la actualidad.
- Incorporar documentos escaneados al sistema.
- Crear archivos por expediente de forma digitalizada.
- Anexar data para el control de citas ante las Inspectorías del
Trabajo.
- Generar reportes y acceso por pantallas a consultas.
- Emitir cuadros estadísticos.
- Instaurar un módulo en la
página Web.
- Realizar procesos de firma digitalizada para los funcionarios.
JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO A REALIZAR.
El presente trabajo se justifica por cuanto en la
actualidad no se cumple a cabalidad con los tiempos establecido en el
ordenamiento jurídico, así como no se presta un servicio de calidad a los
usuarios que asisten a las Inspectorías del Trabajo. Ahora bien, lo que se
busca es:
- Garantizar el cumplimiento de los lapsos mediante el desarrollo e
implantación de un sistema basado en herramientas de Software Libre.
- Aumentar el control y supervisión de la data, proveer a las Altas
Autoridades, de estadísticas y consultas en tiempo real (On-Line), de cada uno de los
procesos.
- Crear un módulo de acceso en la página Web, que permita tramitar a
los usuarios entiéndase, entidades de trabajo, la información necesaria
para sus gestiones ante las Inspectorías del Trabajo, publicación de las
actuaciones realizada por dicho ente con el fin de que los usuarios estén
al tanto del procedimiento ante la administración.
- Envío de data actualizada y automatizada a las entidades de
trabajo, tribunales y diferentes órganos del Estado (Fiscalía General, Contraloría
General, Procuraduría General, etc.). Igualmente, el envío de informes y
actas a la máxima autoridad del órgano Administrativo, entre otros, de
manera On-Line.
- Digitalización de la firma; un módulo de seguridad para la
incorporación, modificación y desincorporación de los diferentes
protocolos de seguridad.
Fases:
Primera fase: A corto plazo,
levantamiento de información en las áreas administrativas, desarrollo del software.
Igualmente, se deberá realizar un levantamiento de información en cuanto: plataforma
tecnológica utilizada, planta física, conocimiento de que se va automatizar
(procesos que se realizarán a través de las Inspectorías del Trabajo). Asi mismo, se tomará
en consideración las necesidades, metas y objetivos tecnológicos, que constituirán
un plan estratégico que guiará a la unidad en su desarrollo tecnológico.
Segunda fase: A mediano
plazo, actualización y modernización de la plataforma tecnológica. Para la
implementación del sistema a desarrollar:
PLAN TECNOLÓGICO.
1. Estimado de costos:
1º. Costos de Recurso Humano.
2º. Costo del software y hardware.
3º. Costo de la implementación.
4º. Costos varios: Consultar los precios unitarios en el
mercado. Hacer una investigación de costos.
2. Estimado de tiempo:
1º. Estimar los ciclos de reemplazo de la tecnología existentes
indicando la financiación precisa para cubrirlos.
2º. Temporalización del plan.
3º. Planificación.
3. Sistema de evaluación:
4. Establecimiento del sistema de evaluación para el
seguimiento de metas, objetivos y
modificaciones para introducir desarrollos que surjan.
5. Evaluación y tipo de datos a evaluación:
Tercera fase: Largo plazo, realización
de los manuales operativos; adiestramiento e información, personal que va
administrar el sistema y los usuarios operativos y administrativos del sistema
a implementar. Así como, la información para el acceso al sistema por parte de
los usuarios. Esta información deberá estar a disposición de las unidades operativas
y administrativas del software,
para el cumplimiento de cada fase. Todo esto bajo la responsabilidad de la
Máxima Autoridad dentro de cada unidad de las diferentes Inspectorías de
Trabajo. Creación de la unidad administrativa de Apoyo, a la máxima autoridad
que estará conformada por dos (2) archivos, el primero, llevado de forma física
y el segundo, en respaldo a través de almacenamiento de datos en el servidor
central, permitiendo en cualquier momento el poder consultar e imprimir
cualquier información requerida referente a un proceso o documento en
particular de ese iter procesal. Es
decir, cada documento de ese expediente previamente incorporado automáticamente
o escaneado podrá ser visto en el sistema de forma individual.
El software a desarrollar deberá contemplar la
incorporación de data con el fin de que el sistema genere información para el
control del cumplimiento de los lapsos señalados en la norma por cada proceso.
DATOS DEL PROCESO
1. Número del Proceso: Identificación alfa numérica del
proceso (xxx - xxxx).
2. Objeto de la actuación: Datos indispensable para los
procedimientos administrativos a través de las Inspectorías del Trabajo.
3. Tipo de Procedimiento.
4. Datos de Control.
GENERACIÓN DE REPORTES Y ACCESO A CONSULTAS CUADROS ESTADISTICOS.
Los reportes tendrán una frecuencia diaria, semanales,
mensuales semestrales y anuales, o a solicitud del usuario autorizado.
- Reportes:
1. Situación de un proceso determinado.
2. Situación de varios procesos.
3. Situación de todos los procesos a determinada fecha.
4. Cronograma de un proceso.
5. Informe a determinada fecha.
6. Informe anual.
- Consultas:
1. Módulo de consulta que mantenga informado a los usuarios
operativos y administrativos de la situación de cada proceso administrativo así
como, a las Altas Autoridades para la toma de decisiones y al área de auditoría.
2. El sistema deberá contar con un protocolo de acceso
para cada usuario, dependiendo de su compromiso administrativo, operativo,
revisión y supervisión o para la toma de decisión del proceso de forma
amigable.
3. Monitorización y estudios estadísticos para las
presentaciones y tomas de decisiónes.
PROCESOS IDENTIFICADOS PARA SU AUTOMATIZACIÓN:
A continuación, algunos de los procesos y trámites que
pueden ser automatizados.
v Procedimiento de Inamovilidad Laboral. (Art. 418 al
425).
v Procedimiento de Inspección. (Art. 512).
v Procedimiento de Reclamo (Art. 513).
v Procedimiento de Supervisión Entidades de Trabajo Art
514 y 515).
v Procedimiento Sancionatorio Art. 521 al 554).
v Procedimiento Reducción de Personal (Art. 95).
v Proced. Huelga (Pliego Conflictivo- Conflicto
Colectivo). (Art. 472 al 496).
v Registro Nacional de Organizaciones Sindicales (Art.
374 al 387).
v Solicitud de Copia Simple.
v Solicitud de Copias Certificadas.
v Cálculo de Prestaciones Sociales con Base en la Norma.
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